Wer einen Dienstwagen von seinem Arbeitgeber gestellt bekommt und diesen auch privat nutzen darf, dem entsteht dadurch ein geldwerter Vorteil. Und zwar durch die zusätzliche Sachleistung zum Gehalt. Und von diesem Vorteil möchte der Fiskus etwas abhaben. Wie genau dieser Vorteil versteuert wird, hängt von der gewählten Besteuerungsmethode ab. Davon gibt es zwei verschiedene, aber welche hat die Nase vorn? Wir klären die wichtigsten Fragen.
Pauschalmethode vs. Fahrtenbuchmethode: Was ist der Unterschied?
Bei der Besteuerung eines Firmenwagens wird grundsätzlich zwischen der Pauschal- und der Fahrtenbuchmethode unterschieden. «Bei der Pauschalmethode wird monatlich ein Prozent des Bruttolistenpreises des Firmenfahrzeugs zum Zeitpunkt der Erstzulassung angesetzt», sagt Jana Bauer, Geschäftsführerin beim Bundesverband Lohnsteuerhilfevereine.
«Zusätzlich wird die Nutzung für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte mit 0,03 Prozent des Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer und Monat berücksichtigt.» Beide Beträge zusammen ergeben den geldwerten Vorteil, der zum Arbeitslohn zugerechnet und anschließend mit dem persönlichen Einkommensteuersatz versteuert wird.
Bei der Fahrtenbuchmethode muss jeder mit dem Dienstwagen zurückgelegte Kilometer genau dokumentiert werden – ganz gleich, ob dienstlich, privat oder auf dem Weg zur Arbeit und zurück. Ziel ist es Bauer zufolge, die tatsächlichen Kosten des Fahrzeugs pro Kilometer zu ermitteln, in denen sämtliche Fahrzeugkosten wie etwa Kraftstoff, Wartung und Versicherung berücksichtigt werden.
Anschließend werden dem Arbeitnehmer nur diejenigen Kosten, die durch Privatfahrten verursacht wurden, anteilig als geldwerter Vorteil angerechnet und ebenfalls mit dem persönlichen Einkommensteuersatz versteuert.
Wie wird die gewünschte Besteuerungsart festgelegt?
«Grundsätzlich entscheidet der Arbeitgeber zu Jahresbeginn die Methode», sagt Daniela Karbe-Geßler vom Bund der Steuerzahler Deutschland. Schließlich ist er es, der den geldwerten Vorteil für die private Nutzung ermitteln und darauf Lohnsteuer und Sozialversicherung abführen muss.
Das kann er zwar für jeden Arbeitnehmer und jedes Fahrzeug individuell entscheiden. In der Praxis aber behandelten Arbeitgeber in der Regel alle ihre Arbeitnehmer und Fahrzeuge gleich. Am Jahresende können Beschäftigte in ihrer privaten Steuererklärung allerdings von der vom Arbeitgeber gewählten Besteuerungsmethode abweichen und ihren versteuerten Anteil korrigieren.
Welchen Vorteil hat die jeweilige Methode?
Bei der Pauschalmethode haben sowohl der Arbeitgeber als auch der Arbeitnehmer weniger Aufwand. «Der Arbeitgeber muss nur den Bruttolistenpreis des Fahrzeugs kennen», sagt Bauer. Der Arbeitnehmer kann anhand der Entfernung zur ersten Tätigkeitsstätte den geldwerten Vorteil im Voraus kalkulieren und weiß, welche zusätzliche Steuerbelastung entsteht. In der Praxis würden darum die meisten Arbeitgeber die Pauschalmethode nutzen, da sie einfacher sei, sagt Daniela Karbe-Geßler. «Er muss kein Fahrtenbuch kontrollieren und auswerten.»
Die Fahrtenbuchmethode könne hingegen bei hochwertigen Fahrzeugen und seltener Privatnutzung zu einer geringeren steuerlichen Belastung führen, erklärt Jana Bauer. Der Mehraufwand kann sich also in manchen Fällen lohnen. Per se steuerlich günstiger ist die Fahrtenbuchmethode laut Daniela Karbe-Geßler aber nicht.
Welche Nachteile gibt es?
«Die Pauschalmethode kann tatsächlich teurer sein, wenn der Listenpreis hoch und der Anteil der Privatnutzung gering ist», sagt Jana Bauer. Gegen die Fahrtenbuchmethode spreche der hohe, lückenlose Dokumentationsaufwand. «Jeden Tag muss eingetragen werden, wo ich hinfahre, wie viele Kilometer es sind, muss differenzieren, ob ich privat oder dienstlich fahre», erklärt Daniela Karbe-Geßler. Bei dienstlichen Fahrten muss zudem das Ziel und der Grund angegeben werden – ebenso jeder Tankstopp und jeder Werkstattbesuch.
Für wen lohnt sich welche Variante?
«Für den Arbeitgeber ist die Pauschalmethode die einfachste», sagt Daniela Karbe-Geßler. Nutzt der Arbeitnehmer den Dienstwagen oft privat und hat wenig Zeit für die Dokumentation, rät auch Bauer zur Pauschalmethode. Die Fahrtenbuchmethode sei lediglich für Arbeitnehmer mit geringer Privatnutzung des Dienstwagens, vielen beruflichen Kilometern und einem hohen Listenpreis des Fahrzeugs empfehlenswert.
Gibt es einen Unterschied zwischen Dienstwagen mit Verbrennermotor und jenen, die elektrisch fahren?
Für E- und Hybrid-Autos gelten bei der Pauschalbesteuerung bis einschließlich 2030 reduzierte Sätze. Bei diesen wird statt einem Prozent des Bruttolistenpreises ein deutlich geringerer Prozentsatz als geldwerter Vorteil angesetzt: Bei einem reinen E-Auto liegt dieser bei 0,25 Prozent, bei einem (Plug-in)-Hybrid bei 0,5 Prozent.
Diese Vergünstigung greift allerdings nur bis zu einem Bruttolistenpreis des E-Fahrzeugs von höchstens 100.000 Euro. E-Autos mit einem Bruttolistenpreis von über 100.000 Euro werden laut Jana Bauer mit 0,5 Prozent angesetzt.
Was gilt eigentlich alles als Privatnutzung – und was ist in diesem Rahmen erlaubt?
Steuerlich gesehen gilt bereits der Weg zur Arbeit und zurück mit dem Dienstwagen als Privatnutzung, weil die Fahrt privat veranlasst ist. Erst die Fahrten, die nach Arbeitsantritt – etwa zu Kunden oder Lieferanten – zurückgelegt werden, sind dienstliche Fahrten.
Darüber hinaus legt der Arbeitgeber fest, inwiefern der Dienstwagen privat genutzt werden darf. «Sowohl der Ehepartner als auch die Kinder können den Firmenwagen nur nutzen, wenn dies der Arbeitgeber ausdrücklich erlaubt hat», sagt Daniela Karbe-Geßler. Eine Kilometerbegrenzung gibt es allerdings nicht – und zwar bei keiner der beiden Besteuerungsmethoden. Was der Arbeitgeber aber machen kann: die private Nutzung des Dienstwagens auf das Inland beschränken – oder bestimmte Länder im Ausland ausnehmen.
Wie und wie oft kann man die gewählte Besteuerungsmethode ändern?
«Nur der Arbeitgeber kann sie ändern, da er sie zu Jahresbeginn für den Lohnsteuerabzug festlegen muss», sagt Daniela Karbe-Geßler. Würde der Arbeitgeber im Juni auf die Fahrtenbuchmethode wechseln wollen, müsste er das auch für die abgelaufenen Monate tun. «Das ist faktisch unmöglich, weil kein Fahrtenbuch geführt wurde. Ein Kalenderjahr muss immer mit der gleichen Bewertungsmethode pro Arbeitnehmer und Arbeitgeber bewertet werden.»
Der Arbeitnehmer aber darf in seiner Einkommenserklärung am Ende des Jahres wechseln. «Er darf dem Finanzamt sagen: „Mein Arbeitgeber hat diese Methode angewendet, da wurde laut meiner Gehaltsabrechnung die Summe X pauschal versteuert“», sagt Karbe-Geßler. Wer stattdessen mit dem parallel lückenlos geführten Fahrtenbuch rückwirkend günstiger fährt, kann den Wechsel prüfen lassen.
Daniela Karbe-Geßler zufolge prüfe das Finanzamt das dann für das gesamte Jahr. Ihr zufolge blieben die meisten Arbeitnehmer dann aber bei der Pauschalmethode – oft schon allein deswegen, weil kaum einer nebenher Fahrtenbuch schreiben dürfte.
Gut zu wissen: Wer unterjährig seinen Dienstwagen wechselt, hat zudem zu diesem Zeitpunkt die Möglichkeit, in Absprache und nach Zustimmung des Arbeitgebers, die Besteuerungsmethode zu ändern.